Las auditoría internas, conocidas también como auditorías de primer parte, son uno de los requisitos más importantes de cualquier norma que debamos implementar, por ejemplo normas ISO y Global Food Safety Initiatives (GFSI).

Dónde radica su importancia? Tiene varias aristas este tema...Este proceso evidencia: compromiso de la Alta Dirección, competencia de los auditores, nivel de madurez de un sistema de gestión y la efectividad de la implementación de los requisitos. Hablaré en detalle de esto en futuros blogs.

Volvemos al objetivo de este blog, cómo preparo una auditoría interna?

Primero planifico todas las auditorías (externas, internas, proveedores, clientes y gobierno) antes de  iniciar el año. Para ello preparo un cronograma anual.

Para un mejor enfoque de la auditoría interna, yo prefiero auditar estándares por separado y apoyarme en auditores que tengan la competencia en el estándar específico. También si son empresas pequeñas o de recurso humano limitado es válido una subcontratación de este proceso, incluso puede ser más objetivo y enriquecedor. Claro está que se debe evaluar muy bien la formación, competencia y experiencia del auditor. Auditores internos que la compañía haya formado pueden llegar a tener un buen nivel si se les permite desarrollarse.

Segundo, reviso los hallazgos de las últimas auditorías para incluir un breve repaso en el plan, ver si hay nuevos procesos por revisar, y fortalecer algún proceso que halla evidenciado oportunidad de mejora significativa.

Posteriormente se planifica la auditoría, cuáles procesos, personas a entrevistar, cronograma de la auditoría y quienes son las responsables de ejecutar la auditoría. Se prepara un checklist que se entrega o se elabora en conjunto con los auditores internos y el auditor líder.

Las reuniones de apertura y cierre deben ser tan formales como las de una auditoría externa, esto refleja el compromiso de los dueños de los procesos a auditar. El auditor interno una vez que inicia la ejecución de la auditoría debe dar visibilidad de los hallazgos al dueño de proceso, antes de la reunión de cierre por cualquier aclaración que halla que hacer.

Ejecutada la auditoría, se debe elaborar el informe de la auditoría por parte de los auditores internos y se convoca la reunión de cierre. A mi en lo personal, me gusta que ellos mismos expongan sus hallazgos (cuando son parte de la compañía) para empoderarlos y darles la debida importancia que merecen.

Los dueños de proceso deben revisar los reportes y elaborar un plan de las acciones a implementar con sus responsables y fechas de compromiso. Se envía la respuesta al responsable asignado del Sistema de Gestión para que dé seguimiento a estos planes y luego revise su efectividad.

Cómo pueden ver hacer una auditoría interna es un proceso que lleva mucha planeación, mucha dedicación y vital el seguimiento. Para ello es super necesario que la persona a cargo sea muy ordenada y estructurada para que pueda manejar muchos seguimientos a la vez. Así mismo, es necesario una buena herramienta de seguimiento automático para poder hacer más llevadero el seguimiento y cierre oportuno de las acciones.

A lo largo de mis 19 años de experiencia ser ordenada, estructurada y tener buenas relaciones internas fue la clave del éxito, pero esto no se logra sin un verdadero trabajo en equipo del resto de tus compañeros. No todo fue color de rosa siempre, pero la mayoría de las veces fue muy satisfactorio, cuando escuchaba comentarios de mis compañeros como "son más rudas tus auditorías que la del ente certificador"...eso es bueno, puede sonar a queja, pero a mi se me hinchaba el corazón de orgullo porque lo que ellos no sabían es que yo los entrenaba para la prueba verdadera...la auditoría externa.